Khi truy cập một địa điểm cho một cuộc họp chuyên nghiệp, chương trình hoặc kế hoạch hội nghị, nó được gọi là kiểm tra trang web. Dưới đây là ba lĩnh vực cơ bản để xem xét:
- Địa điểm xuất hiện và giao hàng
- Dịch vụ ăn uống và chất lượng
- Tiện nghi và tính năng đặc biệt.
Không còn nghi ngờ gì nữa, việc chọn địa điểm cho các vấn đề của bạn là một trong những khía cạnh quan trọng nhất của quy trình lập kế hoạch sự kiện. Không có địa điểm = không có sự kiện. Chọn bố cục phù hợp cho tổ chức của bạn là vô cùng quan trọng. Nếu bạn thấy mình ở một vị trí mà một người lập kế hoạch chuyên nghiệp không thể kiểm tra địa điểm cho bạn, hãy bắt đầu danh sách kiểm tra sau đây.
Xuất hiện và giao hàng (bên ngoài)
- Khi bạn ban đầu tiếp cận tòa nhà, rãnh có còn tốt và đẹp mắt không? Có một cánh cửa có sẵn để chào đón bạn và hướng dẫn bạn nơi bạn cần đến?
- Là nơi này tập trung xung quanh và gần như bằng nơi khách của bạn sẽ đi du lịch?
- Là bãi đậu xe có sẵn cho tất cả khách của bạn? Nếu không, có một sự thay thế cho bãi đậu xe bên ngoài cơ sở này?
Xuất hiện và tầm với (bên trong)
- Khi bạn chuyển đến, bạn cảm thấy thế nào về cơ sở này? Giấy dán tường và sơn duy trì tốt? Thảm và sàn nhà có sạch không?
- Có bàn trước có ghế và ghế? Ít nhất, bàn ghế cần được giữ gọn gàng và tránh đường.
- Nó cách phòng tổ chức sự kiện nơi tổ chức sự kiện ở lối vào bao xa?
- Phòng có đủ rộng để chứa tất cả khách của bạn và vẫn còn chỗ cho ít nhất mười địa điểm nữa làm tăng số lượng của bạn không?
- Phòng có hệ thống âm thanh tích hợp (nếu có) Cơ sở có thiết bị nghe nhìn trong nhà không hoặc bạn có cần thiết bị từ cơ quan cho thuê không?
- Là phòng sạch sẽ và trong sửa chữa tốt? Là hình nền và thảm còn nguyên vẹn? Bất kỳ vết nứt, vết bẩn hoặc nước mắt?
- Phòng có đủ ánh sáng không? Nếu bạn cần làm tối một căn phòng để thuyết trình, hãy chắc chắn rằng đèn được điều chỉnh.
- Có chỗ để đăng ký hoặc hiển thị bảng, nếu có?
Dịch vụ và dịch vụ ăn uống
- Người phục vụ nào được sử dụng để thiết lập một bữa ăn? Hãy chắc chắn rằng các bàn phục vụ được đặt ở vị trí mà người phục vụ và khách có thể truy cập, nhưng cũng ở vị trí mà nhân viên phục vụ sẽ không phải đi qua trước loa của bạn nếu họ cần được đặt. . Trong chương trình của bạn (nếu bạn không có bài thuyết trình của diễn giả, đây thực sự là một điểm cần thiết.) Quản lý Cơ sở có thể giúp bạn đưa ra quyết định.
- Làm thế nào hạnh phúc là các nhân viên theo yêu cầu của bạn để xem các cơ sở? Họ có dễ chịu và lịch sự không? Người quản lý cơ sở có chào bạn bằng một nụ cười và một nụ cười khi bạn đến địa điểm đó không?
- Đôi khi các phòng ăn hoặc phòng tiệc có nhà hàng liền kề. Đây là một cơ hội tuyệt vời để lấy mẫu thực phẩm tiện lợi. Theo dõi thái độ của nhân viên phục vụ về khách hàng của bạn. Họ có vẻ dễ chịu và chu đáo? Đồng phục của họ có được ép sạch không? Bao lâu thì họ quay lại để kiểm tra trên bàn của bạn? Đây là một chỉ số khá đáng tin cậy về dịch vụ bạn sẽ nhận được vào ngày diễn ra sự kiện.
- Nếu nhà hàng này không có nhà hàng liên kết, bạn có thể yêu cầu nếm thử các món ăn có lợi cho bạn. Hầu hết các nhà quản lý cơ sở muốn được hài lòng với các nghĩa vụ.
Tiện nghi và tính năng đặc biệt
- Các tiện nghi có thể bao gồm bất kỳ loại phụ kiện nào như hệ thống âm thanh, thiết bị nghe nhìn tại nhà, bãi đậu xe máy chủ, cắm hoa bổ sung, nhà hát bữa tối bí ẩn hoặc một đặc điểm đặc biệt làm nổi bật nơi này. Nó có thể hữu ích cho bạn để liệt kê các tính năng này, để bạn có thể so sánh các trang web khác nhau mà bạn đã truy cập. Không có tiện lợi là hoàn hảo. Nếu bạn trông đủ cứng, bạn nhất định sẽ nhận thấy một số sai sót nhỏ trong dịch vụ hoặc trong việc bảo trì tòa nhà. Sử dụng các danh sách kiểm tra sau đây làm hướng dẫn để xem xét toàn bộ tính năng này. Đừng giận bản thân vì mỗi lần xé rách. Chỉ bạn mới có thể quyết định địa điểm nào phù hợp với sự kiện của bạn. Nếu bạn đủ may mắn để tìm một nơi phù hợp với tất cả các nhu cầu của bạn và phù hợp với ngân sách của bạn, bạn đã có vàng! Tuy nhiên, điều này có thể không phải luôn luôn như vậy và một số hình thức thỏa hiệp sẽ được yêu cầu. Ví dụ: bạn có thể chọn một vị trí vì nó thuận tiện hơn cho khách truy cập của bạn, mặc dù bạn có thể thấy rằng trang web kia đẹp hơn. Chỉ bạn mới có thể xác định những yếu tố nào sẽ hữu ích khi đưa ra quyết định cuối cùng của bạn.
Chỉ cần nhớ những điều cơ bản. Những điều sau đây không bao giờ nên được thỏa hiệp:
1. Sạch sẽ và chăm sóc đúng cách cả bên trong và bên ngoài.
2. Thuận tiện và tiếp cận không gian.
3. Dịch vụ chu đáo và lịch sự.
4. Chất lượng phục vụ và cung cấp.
Andrea Peltier có hơn mười năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện và khách sạn. Cô là một chủ doanh nghiệp nhỏ và là người sáng lập Eleganza Meetings, Events & Conferences, Inc., một cơ quan dịch vụ đầy đủ cung cấp các nguồn lực lên kế hoạch cho các cuộc họp, sự kiện và hội nghị.
No comments:
Post a Comment